ซีอีโอเอทีแอนด์ที(T)-เจพีมอร์แกน เชส(JPM) ย้ำ ต้องเตรียมข้อมูลก่อนเข้าประชุม

จอห์น สแตนคีย์(John Stankey) ประธานเจ้าหน้าที่บริหารเอทีแอนด์ที(T) และเจมี ไดมอน(Jamie Dimon) ประธานเจ้าหน้าที่บริหารเจพีมอร์แกน เชส(JPM) ระบุว่าเงื่อนไขของการประชุมที่มีประสิทธิภาพคือการเตรียมตัวล่วงหน้าและการแสดงความเห็นที่มีหลักฐานรองรับ ทั้งสองมองว่าผู้เข้าร่วมประชุมไม่ควรนั่งฟังเฉยๆ แต่ต้องเสนอความเห็นบนพื้นฐานข้อเท็จจริงและข้อมูล

ฟอร์จูน(Fortune) รายงานเมื่อวันที่ 6 (เวลาท้องถิ่น) ถึงเนื้อหาบทสัมภาษณ์ร่วมของสองซีอีโอที่จัดขึ้นผ่านลิงก์อิน(LinkedIn) โดยสแตนคีย์กล่าวว่า ผู้เข้าร่วมประชุมควรอ่านเอกสารล่วงหน้าและเตรียมมุมมองของตัวเองมาให้พร้อม

สแตนคีย์กล่าวว่า "ผมชอบการถกเถียง" และ "อย่าเข้ามาในห้องประชุมแล้วเป็นแค่ผู้สังเกตการณ์" เขาอธิบายเสริมว่าความเห็นของผู้เข้าร่วมประชุมต้องตั้งอยู่บนข้อเท็จจริง ข้อมูล และสารสนเทศ ไม่ใช่ความรู้สึกที่คลุมเครือ

เขายังให้ความเห็นในทำนองว่า หากพนักงานคนใดไม่มีความตั้งใจจะพูดหรือไม่สามารถเสนอความเห็นที่เป็นประโยชน์ได้ ก็ควรตั้งคำถามก่อนว่าคนนั้นควรอยู่ในห้องประชุมหรือไม่ นั่นสะท้อนว่าเกณฑ์ที่เขาใช้ไม่ใช่การเข้าร่วมประชุม แต่เป็น 'สิ่งที่มีส่วนช่วย' ต่อการประชุมนั้น

ไดมอนเสนอเกณฑ์ในทำนองเดียวกัน โดยระบุว่าผู้นำต้องสร้างบรรยากาศที่พนักงานสามารถคัดค้านหรือหยิบยกประเด็นที่ไม่สบายใจขึ้นมาพูดได้

ไดมอนกล่าวว่า "ถ้ามีใครบอกว่าผมคิดผิด ผมก็ไม่โกรธ" และ "ผมแค่อยากทำสิ่งที่ดีที่สุดเท่าที่ทำได้เพื่อลูกค้า ประเทศ และบริษัท" เป็นการอธิบายว่าจุดประสงค์ของการประชุมไม่ใช่การรักษาหน้า แต่คือการนำไปสู่การตัดสินใจที่ดีกว่า

คำพูดของทั้งสองสะท้อนว่าผู้บริหารระดับสูงของบริษัทใหญ่ในสหรัฐฯ บางส่วนให้ความสำคัญกับการเตรียมตัวล่วงหน้าและการมีส่วนร่วมที่แท้จริงของผู้เข้าประชุม แนวคิดคือคนที่เข้าประชุมต้องพร้อมเสนอทั้งข้อโต้แย้งและหลักฐานประกอบ จึงจะช่วยการตัดสินใจได้จริง

ประเด็นที่สแตนคีย์ให้ความสำคัญไม่ได้อยู่ที่การลดจำนวนการประชุมเพียงอย่างเดียว แต่เน้นว่าคนที่เข้าประชุมต้องมีมุมมองและหลักฐานที่เตรียมมาแล้ว เวลาจึงจะไม่สูญเปล่า

การใช้ 'AI' ก็กำลังเปลี่ยนวิธีเตรียมตัวก่อนประชุมเช่นกัน สแตนคีย์กล่าวว่าการบริโภคข้อมูลด้วยวิธีพูดคุยกับ AI ช่วยให้เขาจับใจความได้เร็วขึ้น

ไดมอนกล่าวเสริมว่า "ผมก็ใช้วิธีเดียวกัน" และ "ผมใช้เจมินี(Gemini) หรือกูเกิล(Google) เพื่อทำความเข้าใจข้อมูลเชิงลึกได้อย่างรวดเร็วมาก" พร้อมระบุว่าเขาพยายามทบทวนข้อมูลที่จำเป็นก่อนเข้าประชุมทุกครั้ง

อย่างไรก็ตาม การเปลี่ยนแปลงที่ทั้งสองซีอีโอกล่าวถึงไม่ได้หมายความว่าจะเลิกเตรียมตัวล่วงหน้า หลักการอ่านและทบทวนเอกสารยังคงอยู่ เพียงแต่วิธีการสำรวจและสรุปข้อมูลกำลังผสานเข้ากับเครื่องมือ AI มากขึ้น

ไดมอนเคยกล่าวในงานของฟอร์จูนเมื่อปีก่อนว่า เขาจะอ่านเอกสารก่อนประชุมและตั้งใจฟังอย่างเต็มที่ระหว่างประชุม พร้อมย้ำจุดยืนว่าหากการประชุมใดมีประสิทธิภาพต่ำ ก็ควรยกเลิกไปเสียดีกว่า

การถกเถียงเรื่องวัฒนธรรมการประชุมเชื่อมโยงกับโครงสร้างการตัดสินใจขององค์กร โดยทั่วไปการประชุมของบริษัทขนาดใหญ่มักเกี่ยวข้องกับหลายแผนกและหลายระดับตำแหน่ง หากข้อโต้แย้งออกมาช้าหรือถูกผลักไปพูดในที่อื่น ก็อาจทำให้ความเร็วในการลงมือทำลดลง

ประเด็นร่วมที่ทั้งสองซีอีโอเน้นย้ำคือ สิ่งที่จำเป็นในห้องประชุมไม่ใช่การเข้าร่วมเฉยๆ แต่คือ 'การตัดสินใจที่เตรียมมาอย่างดี' และการแสดงความเห็นอย่างมีความรับผิดชอบ แม้เครื่องมือ AI จะช่วยลดเวลาในการค้นหาข้อมูลได้ แต่คุณภาพของการประชุมยังขึ้นอยู่กับการมีส่วนร่วมของผู้เข้าร่วมอยู่ดี

คำพูดของสแตนคีย์และไดมอนอาจตีความได้ว่าเป็นการนิยามบทบาทของผู้เข้าประชุมใหม่ จากเดิมที่เป็นเพียง 'ผู้ฟัง' ให้กลายเป็น 'ผู้เสนอความเห็นที่ผ่านการตรวจสอบมาแล้ว' สะท้อนแนวคิดว่าประสิทธิภาพของการประชุมไม่ได้ขึ้นอยู่กับเครื่องมือ แต่ขึ้นอยู่กับการเตรียมตัว การโต้แย้ง และข้อสรุปที่นำไปปฏิบัติได้จริง